TV Bissingen / Teck

Bitte stelle dich, deine Funktion und deinen Verein vor!

Mein Name ist Matthias Köpf und habe sicher gefühlt mein halbes Leben seit meiner Kindheit auf Tennisanlagen verbracht.

Bei der Tennisabteilung des TV Bissingen/Teck bin ich seit unserem Umzug nach Bissingen 2007 Mitglied. Eine Vorstandsfunktion habe ich nicht inne, bin aber als Administrator für eTennis in der Abteilung nah an den Entscheidern dran und kenn auch deren Anforderungen.

Die Abteilung hat gut 200 Mitglieder und wächst erfreulicherweise sowohl im Jugend- aber auch im Aktivenbereich. Den Mitgliedern stehen 5 Sandplätze und ein selbst bewirtschaftetes Clubhaus zur Verfügung.

Erinnere dich an die Entscheidung, den Verein zu digitalisieren. 
Weshalb habt ihr euch für eTennis entschieden und was waren die wichtigsten Kriterien?

Bei uns hat Corona die Einführung eines Buchungssystems ausgelöst bzw. beschleunigt. Zu der Zeit, als man dokumentieren musste, wer wann mit wem gespielt hat, wollten wir nicht irgendwelche Listen ausfüllen lassen, sondern dies digital umsetzen.

Nach Ende der Dokumentationspflicht hat sich dann der Vorstand dazu entschieden, das System beizubehalten, da es sich etabliert hatte und eigentlich nur positive Rückmeldungen der Mitglieder kamen.

Was waren die Herausforderungen und das erste Feedback der Mitglieder?

Zunächst mussten alle Mitglieder ins System gebracht werden. Wir hatten uns dafür entschieden, alle Mitglieder einmalig anzuschreiben und aufzufordern, sich selbst in eTennis zu registrieren. Dies hatte den Vorteil, dass wir korrekte Daten der Mitglieder hatten und natürlich auch das Thema Datenschutz damit abgehakt werden konnte. Natürlich hat das nicht bei allen gleich geklappt, aber wer spielen möchte, braucht einen Zugang und so sind nun über die Zeit so gut wie alle Mitglieder registriert.

Das Feedback insgesamt war positiv, da man nun auch von zuhause aus sehen konnte, ob Plätze noch frei sind oder z.B. durch Spiele oder Training belegt sind. Und man wusste, wer auf der Anlage ist, um sich vielleicht auch so mal zu treffen.

Welche Vorteile seht ihr und wo könnt ihr euch durch eTennis Zeit ersparen?

Hauptvorteil ist die schnelle und einfache Kommunikation mit den Mitgliedern.

Wir hatten von Anfang an auch das Modul Öffentlichkeitsarbeit im Einsatz, so dass wir auch aktuelle News, generelle Infos (z.B. die Gastspielerregelung), Mannschaften, deren Spiele gegen andere Mannschaften und auch sonstige Veranstaltungen einfach und vor allem effektiv bekanntgeben konnten. Als Tennisverein steht man in Konkurrenz zu vielen anderen Angeboten und es wird einfach erwartet, dass proaktiv Informationen einfach und digital zur Verfügung gestellt werden.

Mittlerweile sind alle Trainingszeiten und -einteilungen über die Plattform einsehbar und die Onlinedarstellung hat nach und nach Aushänge und Listen, zu denen man sich eintragen musste, ersetzt. Dadurch können die Informationen einfacher aktualisiert und verbreitet werden.

Extrem wichtig war uns auch, das Thema Arbeitsdienst und Hausdienst über die Plattform abwickeln zu können. Bei uns muss jedes aktive Mitglied sowohl Arbeitsstunden ableisten wie auch einmal pro Saison einen Hausdienst (Bewirtschaftung des Clubheimes) durchführen.

Vor der Einführung von eTennis wurden Arbeitsdienste über das Ortsblatt veröffentlicht und wir waren gespannt, wie viele Personen kommen würden. Planbar war dies nicht. Durch die Möglichkeit, sich zu Arbeitsdiensten anmelden zu können, weiß der Platzwart nun genau, wer und wie viele insgesamt kommen werden und kann die Arbeiten deutlich besser und effektiver steuern. Zudem wird gleich dokumentiert, wer wie viele Stunden gearbeitet hat, so dass damit auch keine Listen von Hand mehr befüllt und zum Saisonende ausgewertet werden müssen.

Seit 2024 wird auch der Hausdienst über eTennis organisiert und verwaltet. Pro Woche wird ein Dienst angelegt, zu dem sich 4 bis 6 Personen anmelden können, die dann die Arbeit unter sich aufteilen. Durch die Option, diesen Dienst auch im Reservierungskalender anzeigen zu lassen, sehen die Mitglieder sofort bei einer Platzbuchung, wer am Buchungstag Dienst hat und wo eventuell noch Plätze frei sind, um sich selbst dort anzumelden. Über die Kommentarfunktion hat der Hausdienst auch die Möglichkeit, Zusatzinfos wie spezielle Angebote zu bewerben.

Für den Kassier hat dies den ganz großen Vorteil, dass nun über die Auswertung der Dienste genau ermittelt werden kann, wer sein Soll erfüllt hat und wer (noch) nicht.

Was ist dein Fazit und das Feedback der Mitglieder nach der Nutzung von eTennis über einen längeren Zeitraum?

Mein bzw. unser Fazit ist, dass für eTennis die Bezeichnung „Platzbuchungssystem“ eigentlich nicht mehr zutrifft. Für uns ist es viel mehr: ein Mitgliedermanagement und -informationssystem. Unser Verein hat weiterhin eine klassische Homepage für die Außendarstellung, aber alles, was die Mitglieder direkt oder indirekt betrifft, wird über eTennis abgewickelt.

Wie flexibel konntet ihr eure gewohnten Regelungen umsetzen?

Bei uns gibt es nur wenig Buchungsregeln und wir wollen dies auch möglichst so beibehalten. Aber wir wissen, dass wir falls notwendig, dies schnell und einfach umsetzen können.

Gibt es noch weitere Möglichkeiten, die ihr nicht nutzt?

Das Turnier- und Forderungsmodul nutzen wir aktuell noch nicht. Ebenso die Buchhaltung und die Mitgliederverwaltung, was aber daran liegt, dass wir nur eine Abteilung sind und dies vom Hauptverein durchgeführt wird.

Eine Überlegung könnte sein, zukünftig das Kiosk-System für die Clubhausbewirtung einzusetzen.